Der Datenschutzbeauftragte in unserem Verein
Am 25.05.2018 erlangte die DSGVO ihre Rechtskraft in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Bereits im Jahr 2017 begann der damals neue Vorstand mit den ersten Überlegungen, wie diese Verordnung im Verein umgesetzt werden kann.
Herr Moldenhauer erklärte sich damals bereit, die erforderlichen Dokumente zu erarbeiten bzw. vorhandene anzupassen.
Dieser Prozess endete pünktlich zur Rechtskrafterlangung. Herr Moldenhauer wurde am 26.05.2018 als Datenschutzbeauftragter (DSB) bestellt und dem Sächsischen Datenschutzbeauftragten gemeldet.
Zur JHV 2018 wurden die Mitglieder über die DSGVO und deren Umsetzung im Förderverein informiert.
Zu den erstellten/angepassten Formularen gehörten:
1. Vorgehensweise im SV Taucha - DSGVO
2. Aufnahmeantrag
3. Information zur Verwendung Ihrer Daten
4. Verpflichtung Vereinsmitglieder
5. Aufnahme personenbezogener Daten
6. Datenschutzerklärung Web
7. Erklärung zur Datenschutz-Folgeabschätzung
8. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
9. IT-Sicherheitskonzept
sowie
• Satzungsänderung DSGVO
• Formular DSB-Bestellung
• Muster Auftragsverarbeitungsvertrag Hoster
Damit waren die ersten Schritte erfolgt und man kann sagen, dass wir im Vergleich zu ähnlichen Vereinen damit weit voraus waren.
In vereinsübergreifender Hilfe haben wir anderen befreundeten Vereinen Hilfeleistung gegeben. So hat Herr Moldenhbauer bspw. Schulungen und Sachvorträge gehalten und bei der Erstellung der Dokumente geholfen. Das ging so weit, dass er dem 1. Leipziger Gehörlosenverein 1864 e. V. einen Vortrag in „leichter Sprache“ erstellt und vorgetragen hat.
Leichte Sprache ist eine vereinfachte Form des Deutschen. Und damit ein Instrument für Barrierefreiheit. Sie folgt bestimmten Regeln: Der Text besteht zum Beispiel nur aus kurzen Sätzen und einfachen Wörtern. Außerdem helfen Bilder und Symbole, den Inhalt besser zu verstehen. So können Menschen mit Handycap sich Informationen eigenständig erschließen.
Eine lange Frage- und Antwortrunde schloss sich an.
Im Förderverein Schloss Taucha e. V. wurden div. Mitglieder - die z. B. mit externen Kunden zu tun haben - in die neuen Formulare eingewiesen. Eine Belehrung im Umgang mit sozialen Medien schloss sich an.
Die neuen internen Formulare - wie z. B. das Aufnahmeformular, das Infoblatt zur Datennutzung und das Infoblatt zur Verantwortlichkeit im Verein wurden online gestellt.
Zur Verantwortung des DSB gehört auch die ständige Verbesserung und Aktualisierung der Dokumente und die Prüfung der Prozessabläufe im Verein. Regelmäßige jährliche Schulungen und die Lektüre von Fachliteratur aktualisieren sein Wissen.
Dementsprechend wurden 2021 neue Versionen der Formulare und Dokumente erstellt und dem Vorstand zur Nutzung übergeben.
Der DSB kann abschließend sagen, dass der Förderverein Schloss Taucha e. V. DSGVO-konform arbeitet und es bisher keine nennenswerten Verstöße gab.
Die aktuellen Dokumente können gern eingesehen werden. Auch für weitere Auskünfte oder Rückfragen steht der DSB zur Verfügung.